Digitale Transformation: Aufbau von Strukturen, Kompetenzen und automatisierten Prozessen

Zusammenfassung

• Unsere Kundin kontaktierte uns, um für die Belegschaft eine IT-Schulung anzubieten. Im Zuge der ersten Gespräche stellte sich schnell heraus, dass der eigentliche Bedarf profunder war: Es brauchte zunächst die nötigen Guidelines.
• In einem Workshop haben wir gemeinsam eine Strategie aufgestellt und Struktur geschaffen.
• Nach der Erstellung der IT-Guidelines war es an der Zeit das benötigte Wissen zu transferieren. Wir haben eine ganzheitliche Schulungsreihe konzipiert mit einem Blumenstrauß an Lerninhalten und -methoden, um den Lernstilen aller Beteiligten entgegen zu kommen.
• Ein wichtiger Schritt war die Analyse der IT-Prozesse und des aktuellen Nutzungsverhaltens, um Schulungen zu konzipieren, die tatsächlich zu 100% zu den Mitarbeitenden passen.
• Die Schulungen vor Ort und auch die Online Trainings waren gut gefüllt mit zufriedenen und dankbaren Teilnehmenden.
• Vor allem der Change-Aspekt hat in den Veranstaltungen einen großen Raum eingenommen. Das war wichtig, denn so fühlten sich wirklich alle gesehen und gehört und wurden tatsächlich "mitgenommen".

Der Start in ein wunderbares Digitalisierungsprojekt

Unsere Kundin kontaktierte uns, um für Ihre Kolleg*innen eine IT-Schulung anzubieten, um alle Mitarbeitenden des Unternehmens auf einen möglichst homogenen Wissensstand zu bringen.

Das Unternehmen befindet sich in der Hochphase der Digitalisierung. Es lässt sich davon aber nicht einfach treiben, sondern treibt die Prozesse aktiv voran und ist damit ein absoluter Vorreiter.

Im Zuge der ersten Gespräche stellte sich schnell heraus, dass wir noch einen Schritt zurück gehen müssen, da der eigentliche Bedarf profunder war: Es brauchte zunächst die nötigen Guidelines, um erst einmal festzustellen, welche IT-Tools in welchem Zusammenhang und mit welchem Regelwerk genutzt werden sollen.

In einem Workshop haben wir gemeinsam eine Strategie aufgestellt und Struktur geschaffen.

Das Projekt war geboren:
IT Readiness.
Wir machen uns fit für die digitale Transformation.

Wir schaffen Strukturen und erstellen ein ganzheitliches Schulungskonzept

Nach der Erstellung der IT Guidelines in enger Abstimmung mit den Mitarbeitenden war es an der Zeit das benötigte Wissen zu transferieren.

Wir haben eine ganzheitliche Schulungsreihe konzipiert: Von Präsenzveranstaltungen, über Online Trainings bis hin zu der Erstellung von Web-Based-Trainings und druckbaren Anleitungen. Ein großer Blumenstrauß an Lerninhalten und -methoden, um den Lernstilen aller Beteiligten entgegen zu kommen.

Eine besondere Herausforderung war die sehr stark ausgeprägte Diversität im Wissensstand der Teilnehmenden. Doch unser Ziel war klar: Es sollen sich alle angesprochen und verstanden fühlen. Nicht nur diejenigen, die schon IT-Kompetenzen vorweisen können, sondern auch jene, die sonst nur sehr wenig Kontakt damit haben.
Wir freuen uns riesig, sagen zu können: Das ist uns gelungen!

Ein wichtiger Schritt in diesem Kontext war die Analyse der IT-Prozesse und des aktuellen Nutzungsverhaltens, um Schulungen zu konzipieren, die tatsächlich zu 100% zu den Mitarbeitenden dieses Unternehmens passen. Bei uns ist eben nichts von der Stange - aus gutem Grund. Also haben wir eine digitale Umfrage erstellt, die die Mitarbeitenden aufforderte, ihre Handlungsmuster in Bezug auf die Nutzung der vorhandenen IT zu reflektieren.

Die Ergebnisse lieferten uns nicht nur einen Einblick in die tatsächliche Praxis im Unternehmen, sondern auch in offene Fragen, Wünsche, Sorgen und in Hindernisse, mit denen sich die Betroffenen konfrontiert sahen. Mit diesem Einblick hatten wir zudem die Möglichkeit, die sehr große Zielgruppe mit sehr diversem Wissensstand in möglichst homogene Gruppen einzuteilen und spezifisch Schulungsangebote je nach den Wünschen und individuellen Bedarfen zu präsentieren.

Wir vermitteln nicht nur Kompetenzen

Die Schulungen vor Ort in Köln und München hätten nicht besser laufen können. Und auch die Online Trainings waren gut gefüllt mit zufriedenen und dankbaren Teilnehmenden. Schaut euch gerne das Feedback dazu an, auf das wir wirklich stolz sind.

Nichts erfüllt uns mehr mit Freude, als glückliche Schulungsteilnehmende in unseren Veranstaltungen.

Wer glaubt, in den Schulungen und Trainings ging es um die reine Wissensvermittlung, liegt leider daneben. Unser Ansatz war (und ist) nicht nur das Vermitteln der Informationen wie welches IT-Tool zu nutzen ist, sondern auch (oder vor allem) der Change-Aspekt:

Hier findet eine grundlegende Veränderung der Handlungsweisen statt. Es ist wichtig, alle Seiten anzuhören, die Sorgen und Ängste ernst zu nehmen und da zu sein, Gesicht zu zeigen, gemeinsam Lösungen zu finden und umzusetzen. Damit sich wirklich alle gesehen und gehört fühlen und tatsächlich "mitgenommen werden".

Durch automatisierte Prozesse machen wir das Leben leichter

Neben den Schulungen war ein besonderes Anliegen unserer Kundin vorhandene Prozesse zu vereinfachen. Nach Analyse und intensiven Gesprächen mit den Betroffenen, in der die Frage "Was braucht ihr und wie soll es euch nützen?" im Fokus stand, haben wir individuelle Lösungen entwickelt, um bereits vorhandene Prozesse mit Hilfe von Automatismen zu vereinfachen. Dies erspart den Anwendern dieser Prozesse nicht nur viel Zeit, sondern auch Nerven. Und wir alle wissen: Das ist unbezahlbar... ;-)

Wir stellen immer wieder fest, dass unsere Kunden Prozesse nutzen, die "so gewachsen" sind. Das ist im ersten Schritt auch völlig in Ordnung. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem man feststellt, dass die Tools die eigene Arbeit nicht mehr erleichtern, sondern erschweren, man Daten doppelt und dreifach pflegt und somit eigentlich mehr Arbeit hat als weniger. Dass es durchaus Lösungen gibt, die dafür sorgen, dass die IT-Tools einen Großteil der Arbeit abnehmen, ist für die meisten kein Neuland. Das Wie, also die Umsetzung dessen, ist jedoch der springende Punkt, den wir unseren Kunden gerne aufzeigen und bei dem wir unterstützen. Und der schlussendlich den Mehrwert und die messbare Arbeitserleichterung bietet.

Dabei fokussieren wir uns - wie auch in diesem Fall - vor allem darauf, dass die Prozesse zum Menschen passen.

Deshalb sind die Gespräche, die wir führen, um genau zu verstehen, welcher Bedarf dahinter steckt, so elementar. Wie bei unseren Schulungen gibt es auch für digitale Lösungen nichts von der Stange. Wie bedienen uns in erster Linie dessen, was schon da ist, um keine unnötigen Kosten zu verursachen. Und schaffen dann mit diesen Werkzeugen neue smartere Wege, die für alle Betroffenen Sinn ergeben.

Es geht weiter!

Die Zusammenarbeit läuft hervorragend und ist noch nicht beendet. In naher Zukunft geht es in die Zweite Phase des Projektes, in der wir weitere Schulungsteilnehmende glücklich machen, eine Wissensakademie aufbauen und weitere Prozesse automatisieren werden. Wir haben noch einiges vor. Und wir freuen uns schon darauf!